Quy trình chạy trơn tru khi công việc đi qua nhiều nhóm mà không làm mất thông tin, người nhận hoặc quyết định cần thiết.
Các nguyên tắc trong bài là nội dung kiến thức tham khảo. Hãy điều chỉnh theo thực tế và chính sách của tổ chức.
Năm câu hỏi tại mỗi điểm bàn giao
Trước khi bàn giao, hãy cùng người gửi và người nhận xác nhận những yếu tố cụ thể sau.
- Thông tin nào người nhận cần để bắt đầu?
- Ai chịu trách nhiệm nhận và phản hồi?
- Điều kiện nào khiến yêu cầu được xem là đầy đủ?
- Thời gian phản hồi mong đợi là bao lâu?
- Nếu thiếu thông tin hoặc trễ hạn, ai xử lý tiếp?
Thiết kế theo thực tế, rồi mới chuẩn hóa
Vẽ quy trình hiện tại và đánh dấu các bước chờ, nơi phải nhập lại dữ liệu hoặc thường xuyên quay lại bổ sung hồ sơ. Thiết kế phiên bản ngắn hơn cùng các nhóm thực hiện và theo dõi một thời gian trước khi đặt quy tắc tự động.